Агентство Prime Event организовывает корпоративные мероприятия с 2008 года, а организация новогоднего корпоратива в Киеве — это один из самых популярных праздников, который отмечают большинство компаний. И каждый год возникают одни и те же проблемы при организации, которые возникают по разными причинам. А как избежать проблемных ситуаций и какие форс-мажоры могут возникнуть — делится своим опытом Prime Event.
Локация на новогодний корпоратив
Одна из самых основных опций — это локация для празднования. В первую очередь мы рекомендуем бронировать ресторан заблаговременно (минимум за 2 месяца), а если у Вас планируется масштабный корпоратив на 300+ гостей, то лучше бронировать локацию за 5-6 месяцев, поскольку больший локаций намного меньше, чем больших компаний, которые будут праздновать новогодний корпоратив. И если ваши даты будут пересекаться, то есть риск остаться без подходящей локации.
Еще один важный момент по выбору локации — это его площадь. Мероприятия, которые проводятся в 2020-2021 годах, это период карантинных ограничений и когда город или область попадает в желтую или оранжевую зону, то есть ограничения на массовые мероприятия и площадь локации должна быть не менее 5м2 на 1 чел. (а по некоторым данным — 10 м2 на 1 чел.). Например, у вас корпоратив на 100 чел., то площадь банкетного зала должна быть более 500 м2, если учесть персонал ресторана и программу мероприятия, то минимум 600-700 м2.
Также нужно правильно рассчитывать возможности локации по площади для шоу программы и других развлечений. Часто бывает так, что заказчик выбирает сначала ресторан, а потом обращается в ивент агентство за организационной частью. И как правило ресторан учитывает только свои возможности по расстановке банкетной зоны, а не учитывает программу мероприятия. И если корпоратив на 100 чел., то ресторан площадью в 250 м2 скажет, что банкет смело поместится и еще останется место для дискотеки… Но этого недостаточно! Для 100 гостей, ресторан нужен минимум на 500 м2, если у Вас планируется шоу-программа и выступление кавер-бенда или других артистов.
Ведущий на новогодний корпоратив
Следующая по значимости опция после ресторана — это конечно же ведущий. И к выбору ведущего нужно отнестись со всей ответственностью, поскольку от профессионализма ведущего будет зависеть успех вашего мероприятия на 90%. Ведущего мы также рекомендуем бронировать заблаговременно, поскольку в сезон новогодних праздников — ведущий на корпоратив разлетается как горячие пирожки))
Ведущего мы рекомендуем выбирать не по картинке, а по рекомендации, если такая есть. Или провести качественный отбор — изучить портфолио, посмотреть видео с мероприятий, почитать отзывы и конечно провести личную встречу, а лучше с двумя-тремя ведущими, чтоб был выбор и была возможность сравнить.
Есть еще замечательный способ выбрать качественного ведущего — это обратиться в ивент агентство, поскольку агентство знает всех предлагаемых ведущих в работе и сможет предложить максимально подходящую кандидатуру, исходя из Ваших пожеланий и бюджета.
Шоу программа на новогодний корпоратив
Если вы планируете пригласить шоу-программу на свой корпоратив, то нужно учесть некоторые моменты: гримерная комната для артистов, свободное место для выступления, технический и бытовой райдер выступающих. Конечно, лучше всего, чтоб организацией занималось агентство, которое знает все эти нюансы и сможет все это предусмотреть.
Но если вы планируете приглашать звезд эстрады, то к организации и выполнения всех райдеров — нужно подойти с максимальной ответственностью! Поскольку артист может отказаться от выступления, если не будет выполнен его райдер, например — техническое оборудование не будет соответствовать заявленному тех. райдеру и артист может отказаться выступать. Что нужно делать? Правильно! — обращаемся в event агентство и все будет организовано на высшем уровне!
Советы от Prime Event:
Выбирайте дату для новогоднего корпоратива — не самую популярную! Самые популярные даты в декабре — это Пт.-Сб. в 2 последние недели декабря. Если Вы выберете любой день для празднования в первые две недели декабря или будете рассматривать дни недели Пн.-Чт., то вы сможете сэкономить и у вас будет меньше проблем с выбором локации, ведущего и шоу.
Также многие компании празднуют новогодний корпоратив в январе, это на самом деле очень правильное решение! Нет уже такого предновогоднего ажиотажа, а артисты, ведущие и рестораны — готовы делать хорошие скидки.
Всех секретов мы не раскроем, оставим некоторые из наших секретиков для организации вашего новогоднего корпоратива))
Источник: event агентство Киев Prime Event - https://prime-event.com.ua/